Stockholms universitet logo, länk till startsida

Information till dig som är leverantör

Här kan du som leverantör läsa hur du gör för att skicka faktura till och e-handla med Stockholms universitet. Från och med den 1 april 2019, ska alla nya inköp faktureras elektroniskt. Universitetet använder Raindance från CGI som e-handelssystem (order/abonnemang och faktura), och systemet stödjer de standarder som rekommenderas av SFTI.

For information in English regarding invoices, payments and e-commerce, please go to Supplier Invoices.

På Stockholms universitet vill vi effektivisera vår inköpsprocess genom att öka vår e-handel. Vi vill därför ansluta så många av våra leverantörer som möjligt till vårt e-handelssystem.
Innan Stockholms universitet ska börja e-handla med en ny leverantör eller på ett nytt avtal vill vi ha ett uppstartsmöte där vi tillsammans kommer överens om den tekniska uppsättningen, tidsplan samt hur uppdateringar ska ske.
Skicka ett mail till ehandel@su.se för mer information.

Det finns flera sätt att börja e-handla med oss. Du väljer något av följande sätt som beskrivs närmare nedan:

  • via integration
  • via universitetets leverantörsportal
  • via e-post.

 

E-handel via integration

Du integrerar ditt affärssystem med Stockholms universitets e-handelssystem CGI Raindance.

E-handel via universitetets leverantörsportal

Har du inte systemstöd för e-handel erbjuder Stockholms universitet en kostnadsfri anslutning till en leverantörsportal. Här kan du skapa din katalog och ta emot e-order från oss på ett enkelt sätt.

E-handel via e-post

E-postorder/e-postordersvar med en katalog i excelformat alternativt ett beställningsformulär kopplat till sig.

Stockholms universitet följer SFTI-standarden. När SFTI publicerar nya standarder och format ska Stockholms universitet ha stöd för dessa inom 6 månader från publikationsdatumet.

Här hittar du mer information om SFTI

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Lagen innebär att alla inköp, inklusive direktupphandlingar och oavsett värde, som görs genom offentlig upphandling och som påbörjas efter den 1 april 2019 ska faktureras med e-faktura.

En PDF-faktura eller skannad pappersfaktura räknas inte som en e-faktura. Leverantörer ska därför fakturera universitetets inköp med e-faktura.

För dig som leverantör har vi flera sätt att skicka e-fakturor på som beskrivs närmare nedan:

  • Via PEPPOL
  • Via VAN-operatör
  • Via universitetets fakturaportal.

Välj något av dessa sätt och fyll i blanketten ”E-faktura till Stockholms universitet” för att börja skicka e-fakturor till oss. Den ifyllda blanketten skickar du till fakturaservice@su.se. Du kommer därefter att få en bekräftelse när vi är redo att ta emot dina e-fakturor.

Här laddar du ner blanketten:
Formulär E-Faktura till SU (52 Kb)

Hit skickar du den ifyllda blanketten: fakturaservice@su.se.

E-faktura via PEPPOL

I första hand vill vi att du skickar e-fakturor via PEPPOL-nätverk.
Uppgifter om Stockholms universitet:

PEPPOL-ID 0007:2021003062

 

E-faktura via VAN-operatör

Om ditt företag/organisation idag använder en VAN-operatör eller eget affärssystem för att skicka e-fakturor kan du låta denna förmedla fakturor till Stockholms universitet.
Uppgifter om Stockholms universitet:

VAN-leverantör

CGI Sverige (f.d. Logica)

Partsidentitet Svefaktura

SE2021003062

GLN

7340108700000

Organisationsnummer

2021003062

VAT-nummer

SE202100306201

E-faktura via universitetets fakturaportal

Har du inte systemstöd för att skicka e-fakturor erbjuder Stockholms universitet en kostnadsfri anslutning till fakturaportalen Kofax. Här kan du skapa och skicka e-fakturor till oss på ett enkelt sätt.

Manual - Kom igång med fakturaportalen från Kofax (1513 Kb)
Läs mer om Kofax fakturaportal

Referenser till e-faktura

Saknas ordernummer ska institutions-/avdelningsnummer (tre siffror, fem siffror vid vissa enheter) anges i referensfältet ”Beställarreferens eller motsvarande”. Kontakta beställaren på respektive institution.

Här kan du söka upp rätt institutionsnummer: Institutionslista

När du har fått Stockholms universitets ordernummer, INyymmdd-xxx, ange detta i fältet ”Orderreferens eller motsvarande”. Endast institutions-/avdelningsnummer eller ordernummer får anges i respektive fält.

Om du använder universitetets fakturaportal Kofax, ange institutions-/ avdelningsnummer i fältet ”Kunds Referens 1” som i bilden nedan. Skriv inte några bokstäver utan endast siffrorna.

Kofax-referens
Kofax-referens

Kravet på e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Pappersfaktura är även efter den 1 april 2019 tillåten i några undantagsfall. Detta kan exempelvis vara om användandet av e-faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller om fakturan inte avser ett inköp utan en icke upphandlingsbar avgift.

I dessa fall ska pappersfaktura skickas till denna adress:
Stockholms universitet
Postbox 50741
202 70 Malmö
Referens: institutionsnummer

Inrikes inbetalningar
Bankgiro: 5050-0206 (Danske bank)

Utrikes inbetalningar
Bank: Danske Bank, Norrmalmstorg 1, 111 46 Stockholm
Bankkonto: 12810117756

IBAN: SE1612000000012810117756
SWIFT/BIC: DABASESX

Vid Stockholms universitet har vi ofta ett antal pågående upphandlingar. Dessa hanteras via opic.com.

Här finns en listning av universitetets pågående upphandlingar.

Frågor om e-faktura?
För leverantörer och icke anställda, kontakta oss via mail till fakturaservice@su.se
För anställda på universitetet, kontakta Ekonomiavdelningen via serviceportalen

Frågor om e-handel? 
Kontakta ehandel@su.se

På denna sida