-
Utlämning av allmän handling
-
Diarieföring
-
Systemet W3D3
-
Gallring och bevarande
-
Analog och digital dokumenthantering
-
Arkivvårdarrollen och arkivarbete på institution
Utlämning av allmän handling
Q: Jag har fått en förfrågan om vilka som har sökt en anställning, ska jag ge ut namnen?
A: Ja, det är allmän handling. Utdrag över sökande till en tjänst kan göras ur diariet eller ReachMee.
Q: Ska vi maska de 4 sista siffrorna i personnumret vid utlämning av allmän handling?
A: Nej, de sista fyra siffrorna i personnumret ska normalt inte maskas vid utlämnande av allmän handling.
Q: Hur ska vi göra och vad ska vi tänka på när vi ska lämna ut allmänna handlingar som består av ljudfiler?
A: Ljudfiler som utgör allmänna handlingar ska lämnas ut vid en begäran såvida det inte föreligger sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Det första som behöver göras innan utlämnande är alltså en sekretessprövning. Om det inte finns några sekretessreglerade uppgifter lämnas handlingen ut. Om det finns uppgifter i handlingen som innehåller sekretess ska dessa tas bort (eller i detta fall göras ohörbara på något sätt). Behöver ni hjälp och stöd i sekretessprövningen kan ni kontakta rättssekretariatet.
Den som begärt ut handlingen ska meddelas anledningen till att vissa delar av ljudfilen tagits bort eller gjorts ohörbara. Frågeställaren har också rätt till ett skriftligt avslagsbeslut. Avslagsbeslut fattas enligt Besluts- och Delegationsordningen för Stockholms universitet av förvaltningschefen. Kontakta omgående juristerna vid Avdelningen för planering och ledningsstöd när ett avslagsbeslut ska fattas och överlämna ärendet för vidare handläggning där.
Läs mer om sekretessprövning och sekretessbeslut på rättssekretariatets webbplats.
Redigering av ljudfil
Vid borttagning av sekretessbelagda uppgifter redigeras ljudfilen i ett ljudredigeringsprogram. De delar av ljudfilen som innehåller sekretess kan tas bort eller göras ohörbara genom att ersättas med ett pip. Datorer kopplade till arbetsplatstjänsten kan via universitetets funktion softwarecenter hämta ljudredigeringsprogrammet Audacity. Det grafiska gränssnittet i Audacity låter användaren markera valfria delar av ljudfilen som sedan kan tas bort genom att välja radera i verktygsmenyn. Audacity har även en manual som nås under knappen hjälp.
Bevarande/Gallring
Hur länge ljudfilen ska bevaras beror på vad det är för typ av handling. Gallringsfrister för olika handlingar framgår av Stockholms universitets dokumenthanteringsplan. Examinationsuppgifter gallras exempelvis två år efter betygssättning (3.2.5. Examinera studenter på grundnivå och avancerad nivå).
Diarieföring
Q: Utbildning för ny registrator, hur kan jag gå det?
A: Du som är ny registrator för en institution ska gå en utbildning i ärendehanteringssystemet W3D3. De hålls regelbundet av centrala registraturen och information om nästa tillfälle brukar bland annat gå ut via informationsmailen för arkivvårdare. Skicka en förfrågan till registratorns funktionsbrevlåda för att få veta när nästa utbildning kommer att hållas.
Q: Vilka handlingar och ärenden ska sekretessmarkeras i W3D3?
A: Enligt offentlighets- och sekretesslagen har myndigheter ett krav på sig att registrera handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. För dessa handlingar ska även en sekretessmarkering göras i diariet. I handbok i ärendehandläggning finns en genomgång av sekretess och för vilka ärenden och handlingar det kan råda sekretess.
Funktionen Sekretess i W3D3 begränsar behörigheten till ärenden och handlingar och markerar att sekretess förekommer i ärendet.
Markeras sekretess på ärendekortet begränsas behörigheten genom att obehöriga inte kan läsa alla uppgifter i ärendet. Ärendet syns fortfarande i W3D3 men går inte att öppna för en person utan behörighet. Handläggare i ärendet och en person med registrator- eller huvudregistratorsbehörighet kan fortfarande öppna ärendet och söka på alla uppgifter som är registrerade i ärendet.
Markeras sekretess på ärendenivå behöver en offentlig ärendemening anges, det är bara den offentliga ärendemeningen som syns för den person som inte har behörighet. Den offentliga ärendemeningen ska vara densamma som den vanliga ärendemeningen.
Sekretess kan också markeras på handlingsnivå i W3D3. Det går då att öppna ärendet och se att handlingen finns men det går inte att se vilka uppgifter som registrerats på handlingskortet eller att öppna handlingen om man inte antingen står som handläggare i ärendet eller har behörighet som registrator eller huvudregistrator.
Tänk på att uppgifter om avsändare/mottagare i ett ärende kan omfattas av sekretess även om alla enskilda handlingar i ärendet i sig inte omfattas av sekretess.
Såhär ser ett ärende ut i W3D3 om det är sekretessmarkerat:
Ärendet går inte att öppna för den som inte antingen är handläggare i ärende eller är registrator eller huvudregistrator.
Q: Hur ska personuppgifter hanteras i diariet?
A: Det är tillåtet att hantera personuppgifter i diariet och personuppgifter kan behöva registreras för att Stockholms universitet ska kunna utföra sina myndighetsuppgifter och följa rättsliga förpliktelser.
När man registrerar avsändare eller mottagare på en handling, vilket enligt offentlighets- och sekretesslagen ska göras när uppgifterna förekommer, kan det innebära att registrera ett personnamn. Det är ofta nödvändigt att registrera personnamn för att det ska framgå vem motparten i ett ärende är och att kunna söka fram vem som är avsändare eller mottagare på en handling.
Enligt dataskyddsförordningen ska inte mer personuppgifter än nödvändigt hanteras. Att registrera till exempel personnummer kan till exempel vara en hantering som ska undvikas om det inte står klart vad ändamålet med behandlingen är eller om det är nödvändigt för en säker identifiering av personen. Det rekommenderas att personnummer inte registreras i diariet.
Vissa personuppgifter är särskilt känsliga och behöver ett starkare skydd. Utgångspunkten i dataskyddsförordningen är att det är förbjudet att behandla sådana personuppgifter men att det finns undantag, exempelvis om det krävs för att utföra myndighetsuppgifter och följa rättsliga förpliktelser.
Behöver känsliga personuppgifter hanteras i diariet ska behörigheten till ärenden där de förekommer begränsas. Funktionen GDPR-skyddad i W3D3 begränsar behörigheten i ärendet genom att obehöriga inte kan läsa uppgifterna motpart och avsändare/mottagare i ärendet. Det går inte att öppna dokument i handlingskortet om man inte antingen står som handläggare i ärendet eller har behörighet som registrator eller huvudregistrator.
Det är en bättre hantering av dokument där det förekommer känsliga personuppgifter att förvara dem i W3D3 än i exempelvis Outlook eftersom känsliga personuppgifter inte får skickas med e-post. Behöver ytterligare person utöver handläggare få tillgång till dokument där känsliga personuppgifter förekommer kan handläggare eller registrator dela ut åtkomst till ärendet genom funktionen "direkt ärendeåtkomst".
Mer om personuppgiftsbehandling på Stockholms universitet går att läsa här.
Såhär ser ett GDPR-skyddat ärende ut i W3D3:
Uppgifterna motpart och avsändare/mottagare och filer som är bifogade till handlingskort går inte att läsa för den som inte antingen står som handläggare i ärendet eller är registrator eller huvudregistrator.
Q: Arkivbeskrivningen/arkivredovisningen - ska den diarieföras?
A: Ja, arkivbeskrivningen ska diarieföras i institutionens egen serie i W3D3 med klassificering 2.6.2 "Hantera arkivering", ärendemening ska innehålla ordet arkivbeskrivning, innevarande år samt institutionens namn i den ordningen. (ex ”Arkivbeskrivning 2021 Engelska institutionen”.) Rekommenderat format är PDF/A. När arkivbeskrivningen har diarieförts stängs ärendet och senare kompletteringar och uppdateringar ska diarieföras i ett eget ärende.
Q: Vilka handlingar i ett forskningsprojekt ska diarieföras?
A: Administrativa handlingar som tillhör forskningsprojekt ska diarieföras. Ett och samma forskningsprojekt kan bestå av ett eller flera ärenden, namnet på forskningsprojektet ska därför alltid synas i ärendemeningen så att det framgår vilket projekt ärendet tillhör.
Målet är att hålla samman ärenden som tillhör samma projekt genom att länka dem till varandra. Ett sätt att göra det på är att länka projektets samtliga ärenden till ett så kallat ”huvudärende”, exempelvis det första diarieförda ärendet i projektet. Om det under projektets gång görs ytterligare ansökningar om medel från finansiärer så ska dessa länkas till projektets ”huvudärende”. I de fall ett forskningsprojekt byter namn under projektets gång gör länkningen att det blir lättare att hitta ärenden som hör till samma projekt.
Handlingar i forskningsprojekt som ska diarieföras:
• Ansökan med bilagor och beslut/avslag om forskningsmedel
• Ansökan och beslut/avslag om tillstånd (t ex etikprövning)
• Ansökan och beslut om ändringar (t ex byte av medelsförvaltare, byte av projektledare, byte av bidragets hemvist/institution, förlängning av dispositionstid)
• Avtal/Kontrakt
• Projektplaner
• Projektredovisningar
• Vetenskapliga del- och slutrapporter
• Ekonomiska del- och slutrapporter
• Viktigare korrespondens inom forskningsprojektet (t ex korrespondens med tillståndsgivande myndigheter, korrespondens som påverkar projektets genomförande och finansiering)
• Handlingar med sekretess (förekommer sekretess i primärmaterial ska det registreras i diariet, handlingarna ska inte läggas in i W3D3)
Obligatoriska metadata i ärenden (andra uppgifter i ärendet kan registreras utifrån behov)
Det ska framgå i ärendemening vad ärendet rör (t ex ansökan om forskningsmedel, ansökan om etiskt tillstånd)
Namn på forskningsprojektet
Den person, forskare eller annan, som är ansvarig för ärendet
Motpart i förekommande fall (ex. forskningsfinansiär, etikprövningsmyndigheten)
Ärendetyp: 5.1.2
Ärenden som hanteras i Prisma
Ansökningar med bilagor, beslut med bilagor (godkännande av villkor, signeringar), del- och slutrapporter som skickas eller inkommer genom Prisma ska diarieföras. Övriga handlingar kan hållas ordnade i Prisma.
Obligatoriska metadata i ansökningsärenden från Prisma:
Extern ref. på handlingskort: ärendenummer från Prisma
Motpart: Namn på forskningsfinansiär
Se även tillämpningsbeslut Regler om bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet vid Stockholms universitet
Q: Ska rehabiliteringsärenden diarieföras?
A: Regelverket säger att allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess ska hållas ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in till myndigheten eller upprättats där. Allmänna handlingar med sekretess ska däremot alltid registreras (diarieföras) när de inkommer eller upprättas. Samtliga personalhandlingar hålls ordnade per individ i en fysisk eller digital personalakt. Personalhandlingar med sekretess läggs i ett stängt kuvert om de är utskrivna på papper och i en mapp med begränsad behörighet om de förvaras digitalt. Även uppgiften om att en person förekommer i ett rehabiliteringsärende är föremål för sekretess. Det är därför viktigt att redan under handläggningen tänka på hur du namnger mappar och information och vem som får tillgång till dem.
Diarieföra och arkivera
Personalhandlingar som inkommer till eller som upprättas av myndigheten ska förvaras i individens personalakt. Handlingar med sekretess ska dessutom diarieföras med en hänvisning i diariet att de förvaras i personalakten. Diarienumret begär du från registratorn på din organisation.
Skrivs personalhandlingar med sekretess ut på papper för arkivering ska samtliga handlingar som inkom eller upprättades under ärendets handläggning raderas från de digitala mapparna.
Arkiveras personalhandlingar med sekretess digitalt ska ärendena vid slutförd handläggning rensas från arbetshandlingar och handlingar av tillfällig och ringa betydelse ska gallras. Rehabiliteringsärenden läggs i mappen med organisationens personalhandlingar, men i en egen mapp med undermappar per individ. Till mappen med rehabiliteringsärenden ska det vara begränsad behörighet.
Sekretess
I Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 39 kap. 1-2 §§ regleras hur sekretess ska tillämpas till skydd för enskild i personalsocial verksamhet och i personaladministrativ verksamhet hos den myndighet där arbetstagaren är anställd.
Q: Vilka ärenden ska JK-markeras i diariet?
A: Förteckningen som ska skickas till Jk för granskning ska redovisa för de ärenden som resulterar i beslut eller andra åtgärder som påverkar den enskilde. Samtliga ärenden av denna typ som registrerades före 1 juli föregående år som inte har avslutats innan årskiftet ska redovisas. Mer information om JK-balans finns här.
Q: Ska protokoll diarieföras?
A: Protokoll ska normalt inte diarieföras. Eftersom liknande handlingar ska hanteras på liknande sätt inom en myndighet är detta genomgående för hela universitetet. Däremot ska viktiga protokoll bevaras och hålls ordnade.
Protokoll som avser styrning och ledning av verksamhet ska i regel inte diarieföras utan hållas ordnade, exempelvis:
• Protokoll från rektorsfördragning
• Institutionsstyrelsens protokoll
• Protokoll från styrelser, nämnder, utskott, råd och andra organ
• Skyddsrondsprotokoll
Ärendespecifika protokoll ska i regel diarieföras i ärendet, exempelvis:
• Disputationsprotokoll som diarieförs i ärende på förvaltningen (förvaltning)
• Protokoll från lärarförslagsnämnd i befordringsärende (förvaltning)
• Protokoll från disciplinnämnd i disciplinärende (förvaltning)
• Anbudsöppningsprotokoll i upphandlingsärende
• Protokollsutdrag (beslut) gällande ärende
Systemet W3D3
Q: Hur får jag inloggningsuppgifter till W3D3?
A: Centrala registraturen ansvarar för behörigheter och lägger upp användare i W3D3. Önskar du inloggning till W3D3 går det bra att skicka ett mail till registraturen.
Q: Kan jag arbeta hemma i W3D3?
A: Du behöver fjärranslutning/VPN-uppkoppling om du ska arbeta hemifrån i W3D3.
Q: Hur många diarieförare i W3D3 får man ha per institution?
A: Vi har ingen gräns på hur många på varje institution som får jobba med diarieföring. Kravet vi ställer är att alla som jobbar med diarieföring ska ha gått utbildning hos oss. Sen kan man lägga upp det på olika sätt, antingen kan man ha flera registratorer eller så kan man låta handläggare registrera sina egna ärenden. Hör av er till registraturen om ni vill veta mer eller boka in utbildning.
Gallring och bevarande
Q: Vad får vi gallra?
A: Vi behöver alltid följa gallringsföreskrifterna när vi ska gallra material i arkivet. Information om gallring och bevarande för specifika handlingstyper finns även i vår dokumenhateringsplan.
Q: Vi ska gallra känslig information i institutionens närarkiv, vart slänger vi handlingarna?
A: Via Gods kan ni beställa särskilda sekretesstunnor när ni ska gallra känsligt material som ni inte bör slänga i de vanliga gröna papperskärlen. Sekretesstunnorna är vita med rött lock och locket är låsbart. Locket har ett "brevinkast" där de bortgallrade handlingarna läggs.
Analog och digital dokumenthantering
Q: Kan vi bevara examensarbeten digitalt?
A: Än så finns inget centralt e-arkiv på plats, men det finns ändå möjlighet för institutioner att spara uppsatserna digitalt genom att strukturerat spara dem på institutioners egna gemensamma delade mappar. Skapa digitala mappar i det ”digitala närarkivet” för dessa arbeten och ordna dem per kurs, år och termin.
Q: Vad är PDF/A?
A: Elektroniska handlingar ska över tiden kunna presenteras med samma innehåll och utseende som de hade när de upprättades. Eftersom vissa av dagens digitala format kan vara svåra att öppna om några år måste handlingar och information i IT-system sparas i format som möjliggör ett långtidsbevarande. PDF/A är ett sådant format som ska användas för att långtidsbevara kontorsdokument. Det enklaste sättet att spara om ett Worddokument eller en PowerPoint till PDF/A-format inför att arkivera handlingar digitalt är att välja att spara som filformatet ”PDF” och sedan väljer du ”Alternativ” där du kan kryssa för rutan ”ISO 19005-1-1kompatibel (PDF/A)”. Tänk dock på att om det finns noteringar gjorda i en PowerPoint så försvinner de vid konverteringen och måste bevaras på annat sätt. Läs mer om PDF/A hos Riksarkivet
Q: Behöver vi skriva ut PowerPoints och andra kontorsdokument för arkveringens skull?
A: Det behöver ni inte göra. Handlingar som skapas digitalt bör också bevaras digitalt. Det gäller alla slags handlingar som inte kräver en påskrift och som är i digital form. De kan redan nu arkiveras digitalt på institutionen, fastän universitetet inte har ett centralt e-arkiv. I väntan på införandet av ett centralt e-arkiv rekomenderar vi att digitala handlingar hålls ordnade i ett digitalt närarkiv.
Q: Ska protokoll undertecknas?
A: Nej, protokoll behöver inte undertecknas fysiskt (eller med elektronisk signatur) för att vara giltiga. Se Rättssekretariatets pm om elektroniska underskrifter
Arkivvårdarrollen och arkivarbete på institution
Q: Finns någon dokumenthanteringsplan?
A: Ja, Stockholms universitet har en dokumenthanteringsplan som du finner under sidorna för arkivfunktionen. Den ger dig vägledning om vad som ska diarieföras och vad som ska registreras i andra system.
Q: Hur ska kursmaterial arkiveras?
A: Kurshandlingar sparas och arkiveras utefter kurs, år och termin samt vid behov även efter grundnivå och avancerad nivå.
Q: Hur köper jag in material till arkivet?
A: Institutionen handlar själv det material som arkivvårdaren behöver i sitt arbete.
Beställning av kontorsmaterial sker via Raindance och köps från Lyreco Advantage Sweden AB (tidigare Staples Sweden AB) enligt ramavtal. Ta kontakt med inköpsansvarig på din institution/motsv. om du inte har behörighet till Raindance.
Logga in i Raindance
• Gå till Inköp, Beställ och Varukorg
• Välj produktgruppen ”Kontor och lokaler”
OBS! Småorderavgift om 100 kr tillkommer vid köp under 350 kr (alla priser exkl moms)
De godkända arkivboxar som används vid arkivering är följande:
A4-format:
Arkivbox Brun. Sv. Standard A4 80mm. Art.nr. 6205116
Arkivbox. Brun. Sv. Standard A4 55mm. Art.nr. 6205108
Arkivbox Brun. Sv. Standard A4 30 mm. Art.nr. 211376.
Folio-format (OBS! Stort format):
Arkivkartong, Brun, Sv. Standard Folio 55mm. Art.nr. 881213
Arkivkartong, Brun, Sv. Standard Folio 80mm. Art.nr. 881214
Aktomslag som används vid arkivering är följande:
Aktomslag A4 120g 430x305mm 500st/förpackning. Art.nr. 199902
Aktomslag (vikta) A4 230x300mm 125st/förpackning. Art.nr. 188984
Q: Hur anmäler vi ny arkivvårdare?
A: Har din institution en ny arkivvårdare tillsatt så ska detta anmälas till arkivet@su.se av den administrativa chefen alternativt prefekten för institutionen. Arkivfunktionen har en lista över aktuella arkivvårdare. Om en institution har haft en arkivvårdare som har slutat är det därför även viktigt att skicka den informationen till arkivfunktionen.
Q: Vilken information och utbildning får jag som ny akivvårdare?
A: Är du ny arkivvårdare så ska du ha fått ett introduktionsmail till ditt nya arbete från arkivfunktionen, för att förenkla för dig att komma in i arbetet (fås efter att du har blivit anmäld som ny arkivvårdare). För att få mer vägledning och utbildning kan du sedan kontakta arkivet@su.se och boka in ett möte så att en arkivarie som kommer ut och träffar dig och introducerar dig till rollen. Finns du med på arkivfunktionens lista över aktuella arkivvårdare vid universitetet kommer du sedan löpande under året att få arkivvårdarmail med information om vad som är bra att tänka på och nyheter inom området. Via arkivvårdarmailet bjuder får du även löpande inbjudan till nätverksträffar och utbildningsinsatser.