Här kan du bland annat hitta information om arbetstider, sjukdom och läkarvård, olika typer av ledighet, semester samt försäkringar och pension.
Friskvård

Företagshälsovård

Försäkringar och Pension

Ledighet och Semester

Sjukdom

Christina Jansson

är institutionens inköpskoordinator och vid frågor som rör inköp eller upphandling av varor eller tjänster kontaktas Christina.

 

Faktura

Sedan april 2019 finns det en lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Detta innebär att alla våra inköp ska endera inhandlas i inköpsportalen, av upphandlade aktörer som vi har avtal med, eller gjord direktupphandling. I inköpsportalen sker betalning i denna, men allt som går utanför detta betalas via faktura. Med en referens till ovan innebär det att våra leverantörer måste skicka en e-faktura i deras ekonomisystem. OBS! Faktura i PDF-format är inte e-faktura.

Universitetet använder Raindance från CGI som e-handelssystem och stödjer de standarder som rekommenderas av SFTI. Vi önskar att i första hand skickas e-fakturor via PEPPOL. Har inte leverantören tillgång till detta, går det att ansluta sig till vår leverantörsportal. Det gör man genom att maila fakturaservice@su.se

Endast i undantagsfall kan vi ta emot en pappersfaktura. Ekonomiavdelningen skriver att sådana fall kan vara om e-faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller om fakturan inte avser ett inköp utan en icke upphandlingsbar avgift. För övriga undantag kontakta administrativ chef Viktoria Arvinge.

Stockholms universitetet har alltid 30 dagars betaltid.

Inköp och Upphandling

Alla inköp ska följa universitetets målsättning för anskaffning. Att det ska ske till rätt pris och ha rätt funktion och kvalitet. Att försöka minimera negativ miljöpåverkan samt att varor produceras under goda förhållanden. Anskaffningen ska ske på ett effektivt och rättssäkert sätt.

Universitetet har fem principer som ska följas:

1. Öppenhet – underlag, process och beslut ska vara tydliga
2. Proportionalitet – kraven ska vara anpassade till våra behov
3. Likabehandling – alla leverantörer ska ges samma möjligheter
4. Icke-diskriminering – vi får inte begränsa konkurrensen gentemot leverantörer
5. Ömsesidigt erkännande – intyg från andra länder ska accepteras som motsvarande svenska

Befintliga avtal

Stockholms universitet har upphandlat och slutit avtal med många aktörer, som dels finns i inköpsportalen, men även i vår avtalskatalog (observera att alla avtal har ett datum, då de slutar att gälla). Vi kan även använda oss av Kammarkollegiets upphandlade avtal.

Avtal kan vara mot:

• en leverantör
• flera rangordnade leverantörer
• flera leverantörer genom förnyad konkurrensutsättning (behöver kontakta flera samtidigt)
• eller flera leverantörer genom fördelningsnyckel.

Upphandling under 100 000kr

Saknar du avtal på det du behöver köpa in och kostnaden är under 100 000 kr görs en direktupphandling.

• Du gör en marknadsundersökning genom att googla, ringa eller besöka företag.
• Ta kontakt med minst tre stycken, vid ett lägre belopp räcker det med två stycken.
• Be om offerter.
• Upprätta en wordfil där du skriver vad du behöver köpa in, vilka företag du kontaktat, hur du utvärderat dem ”best value for money” och vilken du till slut valde och varför. Detta dokument ska du sedan maila till Christina Jansson.
• Nu kan du göra ditt inköp hos det företag du valt, och de behöver skicka en e-faktura.

Upphandling under 700 000 kr

Här finns det krav om rutiner och dokumentation.

Ta kontakt med Christina Jansson så hjälper hon dig.

Upphandling över 700 000 kr

Här finns det formaliakrav att följa. Ta kontakt med Christina Jansson så hjälper hon dig.

 

För övrigt, hänvisas till SUs hemsida.

 

Övergång från Egencia till Amex GBT

Från 1 november ska alla resor bokas via vår nya resebyrå Amex GBT.

Boka resor med Amex GBT

Om du har en pågående resa eller en resa bokad med Egencia i framtiden kan du inte längre komma åt resan i onlinebokningen. Kontakta Egencia via personlig service för hjälp. När du kontaktar Egencia, det är viktigt att påpeka att vi har bytt resebyrå och därför inte kan komma åt onlinesystemet.

Egencias kundservice

Öppettider: måndag–fredag kl. 08.00–17.00, helgfri vardag
Telefon: 08-580 062 72 (Samma nummer för 24h-support).
E-post: customer_service@egencia.se

Stockholms universitet och SJ AB har ett avtal om tjänsteresor med tåg.
Tågbiljetter kan köpas direkt från SJ.

Miljöhandlingsplan, rapporter och resestatistik för IGV

Miljöhandlingsplan (95 Kb)

Miljöenkät IGV 2021 (577 Kb)

Resestatistik

IGV number of one-way flights 2015-2021 (85 Kb)

IGV total kg CO2e from flights 2015-2021 (96 Kb)

Resor och möten

Policy för möten och resor

Digitala möten och videokonferenser vid universitetet

Inköp och upphandling

• Inköp och upphandling tillhör de områden i universitetets verksamhet som har störst miljöpåverkan. Därför är det viktigt att göra bra miljöval vid inköp.
  SUs regler för inköp och upphandling
• I Upphandlingshandboken finns information om miljökrav och sociala krav vid upphandling.
• IGV har sedan januari 2023 en policy för hållbara måltider. Policyn gäller både vid catering och representation på restaurang. Policy för hållbara måltider vid IGV (112 Kb) .

Laboratoriearbete

• Vid laboratorie- eller fältarbete med kemikalier finns miljörisker i form av utsläpp till vatten, luft eller mark. Alla som arbetar med kemikalier måste känna till och följa de rutiner som SU och IGV har. Detta gäller i första hand universitetets rutiner för kemikaliehantering samt Säkerhetsföreskrifter (332 Kb) för IGV. Ytterligare information om exempelvis laboratorieavfall samt aktuella dokument finns under Medarbetarwebben/Organisation & styrning/Miljöarbete.
• För att säkerställa att Stockholms universitet följer lagen om transport av farligt gods ska universitets säkerhetsrådgivare för farligt gods kontaktas innan kemikalier transporteras utanför universitetsområdet.
• Jord och andra odlingssubstrat kan föra med sig växtskadegörare. För att förhindra spridning av dessa finns regler för import till Sverige. Information finns på Jordbruksverket. Där kan man även ansöka om undantag vid import för vetenskapligt ändamål.

Energibesparing

För att hålla energiförbrukningen nere, kom ihåg att alltid:

• Släcka ljuset när du lämnar kontoret för lunch eller möte.
• Stänga av apparater och skärmar samt dra ur laddare som inte används.
• Hålla dragskåpen i laboratorierna stängda när de inte används.
• Ta hänsyn till energieffektiviteten vid inköp av ny elektrisk utrustning.

Läs mer om energibesparing här.

Stockholms universitet har en tipstelefon för studenter och medarbetare. Här går det att anmäla brott, hot, trakasserier eller annat rörande säkerheten vid universitetet. Även checklistor för krissitutaioner finns att ladda ner.

Säkerhet och krishantering vid Stockholms universitet

Institutionen har en lokal handlingsplan om en kris eller fara skulle uppstå under arbetet.

Krisplan 2024–2025 (164 Kb)

Riskbedomning IGV 2021–2022 (115 Kb)

Hjärtstartare

Hjärtstartare finns utanför Kristers rum S2 på plan 2. Hjärtstartaren kan vem som helst använda, i väskan finns en tydlig instruktionsbok hur man ska göra samt maskinen.

 

Information för forskare

Hit vänder dig du som forskare vid Stockholms universitetör för att få råd, stöd, service och support vid publicering av doktorsavhandlingar och forskningsdata.

 

Open Access på Stockholms universitet

Svenska forskare som är anställda vid statligt drivna universitet har i uppdrag att dela med sig av sina forskningsresultat på ett tillgängligt sätt.

Open access

Rutiner för externfinansierad forskning

Här kan du läsa om processer rörande extern forskningsfinansiering för dig som är prefekt, administrativ chef och enskild forskare.

Rutiner för externfinansierad forskning

Stöd med koordinering av EU-ansökningar och projekt

Forskningsstöd erbjuder en erfaren forskningskoordinator som kan bistå forskare med att koordinera stora EU-ansökningar.

Forskningsstöd

Utlysningsöversikter

Här lägger Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd upp alla nya utlysningsöversikter.

Avdelningen för forskningsstöd

 

 

Information för doktorander

Doktorandhandbok (på engelska)